Informes de obras en curso (WIP): El informe clave que los prestamistas y agentes de fianzas quieren (y que la mayoría de los subcontratistas no tienen)

Hay un informe que todo suscriptor de fianzas, todo prestamista comercial medianamente serio y todo contador público certificado (CPA) especializado en construcción solicitará antes de revisar tu expediente. La mayoría de los subcontratistas no lo tienen. O tienen algo que se le parece, una pestaña de resumen de proyectos en una hoja de cálculo, un estado de pérdidas y ganancias (P&L) ordenado por proyecto, y esperan que nadie haga demasiadas preguntas.

Ese informe es el estado de obras en curso (WIP). Obras en curso. Es la radiografía financiera de tu negocio. Y la diferencia entre los contratistas que gestionan un WIP mensual impecable y los que no lo hacen es la diferencia entre un programa de fianzas agregado de 4 millones de dólares y quedarse atascado haciendo acondicionamientos de locales en centros comerciales.

Esta es una lectura algo extensa a propósito. Si lo entiendes bien, comprenderás qué es lo que realmente están viendo tu agente de fianzas y tu banquero, y por qué tu capacidad de afianzamiento, tu tasa de endeudamiento y tu capacidad para sobrevivir a un trabajo mal ejecutado se remontan al mismo informe.

La respuesta directa: qué es un informe de obras en curso (WIP) y por qué es importante

Un informe de obras en curso (WIP) es un reporte detallado por proyecto que compara lo que has ganado en cada proyecto activo con lo que has facturado. Enumera cada trabajo abierto y, para cada uno, muestra el valor del contrato, tus costos hasta la fecha, tu costo total estimado, tus facturaciones hasta la fecha y la posición resultante de sobrefacturación o subfacturación.

Esa brecha lo es todo. Le dice a cualquiera que lea tus estados financieros si realmente conoces tus proyectos, o si tu estado de pérdidas y ganancias (P&L) es una suposición optimista. Como lo expresa una guía de contabilidad de la construcción, los suscriptores de fianzas no confían realmente en tu cronograma de facturación. Confían en tu informe de obras en curso (WIP). Es el primer documento que solicitan y les dice si tu empresa es realmente rentable o si solo está generando flujo de caja mediante una facturación agresiva.

Esa es la razón principal por la que existe este informe. La construcción es la rara industria donde la facturación y las ganancias no son lo mismo. Puedes facturar antes de realizar el trabajo, puedes ejecutar el trabajo antes de facturar, y cualquiera de las dos situaciones puede llevar silenciosamente a la quiebra de un negocio. El informe de obras en curso (WIP) hace visible la diferencia.

Por qué el estado de pérdidas y ganancias (P&L) no es suficiente

Un estado de pérdidas y ganancias (P&L) regular es honesto sobre lo que sucedió el mes pasado. Pero es un testigo terrible sobre si realmente ganaste dinero en un proyecto.

He aquí por qué. Si facturas agresivamente en el primer mes de un proyecto de seis meses, tu estado de pérdidas y ganancias (P&L) mostrará un mes excelente. El dinero ha entrado. El banco te ve con buenos ojos. Pero ese dinero es un pasivo disfrazado de depósito, todavía debes el trabajo. Si facturas de forma conservadora o tu contratista general (GC) retrasa tu solicitud de pago, tu estado de pérdidas y ganancias (P&L) parecerá peor de lo que realmente es tu negocio.

La contabilidad por porcentaje de realización, que subyace al WIP, soluciona ambos problemas al reconocer los ingresos en función del trabajo realizado, no de la factura enviada. A efectos fiscales, las normas federales según la Sección 460 del IRC generalmente exigen a los contratistas de construcción que utilicen el porcentaje de realización como método predeterminado para los contratos a largo plazo. A efectos de los estados financieros, los ingresos se reconocen a lo largo del tiempo según la ASC 606, siendo el método de coste a coste la medida de progreso más común.

En otras palabras: tus ingresos devengados son una función de cuánto del coste presupuestado has gastado realmente. Si facturas más que eso, has sobrefacturado. Si facturas menos, has subfacturado. Ambos aparecen en un balance real, como un pasivo y un activo, respectivamente.

La fórmula de coste a coste, en pocas palabras

Solo necesitas una ecuación para interpretar un informe WIP:

Porcentaje de realización es igual a Costes incurridos hasta la fecha dividido por el Coste total estimado al finalizar

Multiplica ese porcentaje por el valor del contrato y obtendrás tus ingresos devengados. Compara los ingresos devengados con los ingresos facturados y tendrás tu sobrefacturación o subfacturación.

Un ejemplo hipotético sencillo. Eres un subcontratista mecánico en la construcción de una clínica médica de 3,5 millones de dólares. Estimación de coste original: 2,8 millones. Hasta el cuarto mes, tu libro mayor de costes de obra muestra 1,12 millones en costes incurridos.

Los números son ilustrativos, no un punto de referencia. Pero las matemáticas son las matemáticas. Memorízalo, porque cada otra línea en un WIP es una variación.

Qué debe incluirse en un informe WIP claro

Un WIP bien preparado no son diez columnas. Son las diez columnas correctas. Según la guía del sector de las fianzas, un WIP completo incluye el valor del contrato, los costes incurridos hasta la fecha, los costes estimados para completar, la facturación y el beneficio reconocido, idealmente actualizado mensualmente.

Para cada proyecto activo, el suscriptor quiere:

• Nombre del proyecto y valor del contrato, incluyendo órdenes de cambio aprobadas
• Coste estimado original y coste estimado actual para completar
• Costes incurridos hasta la fecha
• Porcentaje de finalización, calculado, no estimado a ojo
• Beneficio bruto estimado al finalizar y cómo ha variado respecto a la estimación original; esto es ganancia o pérdida
• Facturación hasta la fecha
• Sobrefacturación o subfacturación
• Estado de la retención aplicada al proyecto

Incluya todos los proyectos activos. Afianzados, no afianzados, públicos, privados, grandes, pequeños. Las afianzadoras quieren el panorama completo porque el trabajo sin fianza sigue consumiendo sus recursos, su efectivo y la atención de su gerencia. Omitir proyectos socava la capacidad de la afianzadora para evaluar su verdadera capacidad.

La línea que leen primero, después de los totales, es la columna de disminución del beneficio bruto. Si su margen original en un proyecto de 2 millones de dólares era del 18 por ciento y la estimación actual lo sitúa en el 11 por ciento, esa es una historia por la que le preguntarán. Tenga la respuesta preparada.

Sobrefacturación versus subfacturación, lo que cada una le dice a un suscriptor

Estas dos palabras son muy significativas en su negocio. La mayoría de los subcontratistas las tratan como jerga contable. Los suscriptores las consideran una ventana a su forma de operar.

Sobrefacturación

La sobrefacturación significa que ha facturado más trabajo del que realmente ha realizado. Cierta sobrefacturación es normal, es parte de cómo funcionan los ciclos de solicitud de pago, especialmente cuando la movilización, los materiales y las partidas iniciales se registran temprano. Pero una sobrefacturación excesiva o antigua en el WIP (trabajo en curso) le indica a una afianzadora que está utilizando los fondos del proyecto para financiar sus gastos generales. Como lo describen los suscriptores de fianzas, la facturación significativamente adelantada al progreso real indica que el contratista está financiando las operaciones con el efectivo del proyecto en lugar de con el capital de trabajo. Eso es una señal de alarma.

Subfacturación

La subfacturación es lo contrario, y es la que duele en silencio. UFG Surety señala que las grandes subfacturaciones significan que un contratista no está cobrando por el trabajo ya realizado, lo que a menudo indica problemas de proyecto o de flujo de caja. Si tiene una subfacturación de 200.000 dólares en su cartera de pedidos, ha prestado efectivamente ese dinero a sus clientes, sin intereses, mientras que su nómina, sus proveedores y su seguro siguen su propio calendario.

Cualquiera de los dos patrones, si se mantiene, es un indicio de que la operación de facturación está fallando. Y la operación de facturación es lo más fácil de arreglar en un negocio de construcción.

¿Por qué a los agentes de fianzas les importa más que a tu contador público?

Aquí está el cálculo que tu afianzadora realmente está haciendo.

Un marco común de suscripción de fianzas es aproximadamente el siguiente: capital de trabajo más patrimonio neto multiplicado por el multiplicador menos los costos actuales de la cartera de proyectos es igual a la capacidad de afianzamiento disponible. El multiplicador suele ser entre 10 y 20 veces. Cada dólar de capital de trabajo y patrimonio, correctamente declarado, puede respaldar entre diez y veinte dólares de capacidad de afianzamiento.

Ahora, veamos cómo el WIP se cruza con esa fórmula:

• El capital de trabajo son los activos corrientes menos los pasivos corrientes. La facturación pendiente de cobro se encuentra en los activos corrientes. La facturación anticipada se encuentra en los pasivos corrientes. Un WIP descuidado falsea ambos lados del capital de trabajo.
• Los costos de la cartera de proyectos provienen directamente del WIP. Si tu costo estimado para completar está obsoleto u optimista, el costo restante de tu cartera de proyectos estará subestimado y la afianzadora lo sabe.
• El patrimonio neto depende de si has estado reconociendo los ingresos correctamente, lo cual a su vez depende de que el WIP sea correcto.

En pocas palabras: cada número que la afianzadora utiliza para dimensionar tu programa pasa por este único informe. Informes mensuales de WIP que muestran el estado del contrato, los costos incurridos y los ingresos reconocidos son la base del monitoreo financiero de la afianzadora.

Y no son solo las afianzadoras. Los prestamistas de construcción, los bancos que otorgan líneas de crédito, los prestamistas basados en activos, los suscriptores de la SBA que revisan una solicitud 7(a), cada vez más quieren ver un WIP junto con las declaraciones de impuestos y los extractos bancarios. Si las personas que te prestan dinero o garantizan tu trabajo lo quieren, no es opcional. Es el precio de entrada.

Los errores que silenciosamente limitan tu capacidad de afianzamiento

Estos son los patrones que los suscriptores ven con mayor frecuencia, y los que cuestan a los contratistas capacidad real:

• Estimaciones de costo para completar obsoletas. El gerente de proyecto juró en febrero que el trabajo costaría 1.9 millones. Es agosto. Nadie actualizó la estimación. Tu WIP es ahora una obra de ficción.
• Proyectos faltantes. Omitiste los pequeños trabajos privados. La afianzadora se da cuenta. El trabajo no afianzado sigue consumiendo tus recursos.
• Órdenes de cambio no incluidas en el valor del contrato. Las órdenes de cambio aprobadas deben reflejarse en la columna del valor del contrato el mes en que se aprueban. Las órdenes de cambio no aprobadas deben ser rastreadas por separado, no fingidas en el valor del contrato para que un trabajo parezca mejor.

Retenciones incluidas en Cuentas por Cobrar. Las retenciones son un activo, pero no es efectivo disponible. Los contratistas que lo agrupan con las cuentas por cobrar regulares sobreestiman su liquidez a corto plazo. Muestra las retenciones como una línea separada.

WIP solo a fin de año. El error más costoso de la lista. La mejor práctica es mensualmente como mínimo, idealmente al cierre de cada ciclo de facturación. Esperar hasta fin de año significa que los problemas en trabajos individuales son demasiado tarde para solucionarlos.

Los primeros cuatro son de buenas prácticas contables. El quinto es operativo. Juntos, marcan la diferencia entre un programa limpio y uno limitado.

¿Con qué frecuencia debería ejecutarlo realmente?

La respuesta honesta: al menos mensualmente, idealmente al cierre de cada ciclo de solicitudes de pago, y vinculado a los mismos datos de costos de obra que sus gerentes de proyecto ya están consultando. En el entorno actual de fianzas, un WIP suele ser requerido a los 6 y 12 meses anuales, y muchos programas de fianzas requieren también WIPs trimestrales intermedios . Trimestral es el mínimo para fianzas serias. Mensual es el estándar. Cualquier cosa menos y estará gestionando su negocio con una visión retrospectiva.

Lo que esto significa para los contratistas, especialmente los subcontratistas

Si usted es un subcontratista con ingresos entre 1 millón y 25 millones, esta es la conclusión práctica. El WIP no es un entregable contable que se hace una vez al año para la renovación de la fianza. Es la mejor herramienta de gestión que tiene para detectar:

• La erosión del margen antes de que consuma un trabajo
• Los desfases de flujo de efectivo antes de que se conviertan en problemas de nómina
• Gerentes de proyecto que prometen de más en la estimación y lo malgastan en la obra
• Operaciones de facturación que están perdiendo efectivo debido a solicitudes de pago lentas

Realícelo mensualmente. Haga que alguien que no sea el gerente de proyecto actualice el costo para completar; los gerentes de proyecto son optimistas por oficio. Concilie la sobrefacturación y la subfacturación con su antigüedad de cuentas por cobrar. Y cuando su agente de fianzas lo solicite, envíelo la misma semana, no tres semanas después, ligeramente editado.

Los contratistas que hacen esto de forma rutinaria no solo califican para más fianzas. Gestionan mejores negocios. El mismo informe. Dos beneficios.

Dónde encaja Breva

Un WIP limpio es el resultado de entradas precisas: un desglose de valores actualizado, un ciclo de solicitudes de pago disciplinado, un costeo de obra en tiempo real y alguien que supervise el plan de efectivo en relación con el trabajo que describe el WIP.

Breva está diseñada en base a exactamente esas entradas. La aplicación de construcción gestiona las estimaciones, el SOV, las solicitudes de pago, el costeo de obra, el WIP, la gestión de subcontratistas y un plan de efectivo a futuro, de modo que el informe que ve su suscriptor es un subproducto de cómo funciona realmente el negocio, no una carrera de última hora de fin de año en una hoja de cálculo. No construimos un informe WIP. Construimos el ciclo de trabajo a efectivo que el WIP mide.

Si el WIP correcto es el informe que le consigue una fianza mayor y una mejor línea de crédito, la operación financiera correcta es lo que hace que el WIP sea una realidad.

Véalo en su negocio

Si su ciclo de facturación, su costeo de proyectos y su WIP no cuentan la misma historia hoy, no es un problema de informes, es un problema de operaciones disfrazado de tal. Breva ayuda a las empresas de construcción a ver claramente el ciclo de la obra al cobro, a sincronizar las solicitudes de pago y el costeo de proyectos, y a producir informes financieros en los que sus agentes de fianzas, prestamistas y contadores públicos realmente confían.

¿Quiere una visión más clara de cómo su ciclo de facturación afecta su efectivo? Vea cómo Breva funciona para contratistas, o cree una cuenta gratuita de Breva y haga que su facturación, costos de proyectos y plan de efectivo funcionen con los mismos números. ¿Prefiere hablarlo? Agende una reunión.

Gane proyectos. Cobre.

Preguntas Frecuentes

¿Necesito un programa WIP si soy un subcontratista pequeño sin fianza?

Eventualmente, sí. Pero incluso antes de que la fianza sea relevante, un WIP es la póliza de seguro más barata que puede tener contra la pérdida de margen y las sorpresas en el flujo de caja. Si tiene más de dos o tres proyectos activos a la vez, el informe justifica su existencia.

¿Es el programa WIP lo mismo que un informe de costos de proyectos?

No. Un informe de costos de proyectos le dice lo que ha gastado en un proyecto. Un programa WIP le dice lo que significa ese gasto: ingresos devengados, sobre- y subfacturación, ganancia proyectada, ganancia o pérdida. El WIP se construye sobre el informe de costos de proyectos.

Base de efectivo o devengado, ¿cuál necesito para que un WIP sea útil?

Devengado, en esencia, independientemente de cómo presente sus impuestos. Los libros contables de base de efectivo ocultan los ingresos devengados pero no facturados, que es exactamente lo que el WIP existe para revelar. Si su método fiscal es de efectivo, sus libros de gestión aún pueden ser de devengado para el trabajo que el WIP requiere.

Mi contador público prepara mi WIP de fin de año. ¿Es eso suficiente?

Para fines fiscales y de auditoría, a menudo sí. Para la gestión del negocio, no. Un WIP de fin de año muestra los problemas demasiado tarde para solucionarlos. Las afianzadoras y los prestamistas también solicitan cada vez más WIPs intermedios. Considere la versión de fin de año como la auditoría; considere la versión mensual como la herramienta de gestión.

¿Cómo se reflejan las órdenes de cambio en un WIP?

Las órdenes de cambio aprobadas deben añadirse al valor del contrato y, si corresponde, al costo estimado, en el período en que se aprueban. Las órdenes de cambio pendientes o no aprobadas deben registrarse por separado, a menudo en una columna de notas o en un anexo suplementario, y no deben quedar ocultas en el monto del contrato.

¿Cuál es la mejora individual más rápida que la mayoría de los contratistas pueden implementar?

Actualice el costo estimado para completar cada mes, por alguien responsable tanto de la obra como de los números. Las estimaciones de costos obsoletas son la razón más común por la que un informe de trabajo en curso (WIP) engaña a su lector.

Este artículo es educativo y refleja las prácticas generales de finanzas de construcción en los Estados Unidos. No constituye asesoramiento legal, fiscal, contable o crediticio. Las normas varían según el estado, el contrato, el tipo de proyecto y las circunstancias de la empresa. Consulte a su contador público certificado (CPA), abogado, agente de fianzas o prestamista sobre su situación específica.